ಹತ್ತು ವರ್ಷಗಳಲ್ಲಿ ಗುಂಪು ಆಡಳಿತದಿಂದ ನಾನು ಕಲಿತ ವಿಷಯಗಳು
ಟೀಮ್ ವೈ.ಎಸ್. ಕನ್ನಡ
ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಎಲ್ಲರಿಗೂ ಗುಂಪು ಆಡಳಿತ/ತಂಡ ವ್ಯವಸ್ಥಾಪನೆ ಕೌಶಲ್ಯದ ಬಗ್ಗೆ ಗೊತ್ತಿರುವುದಿಲ್ಲ. ಗುಂಪು ಆಡಳಿತ ಸಂಘಟನೆಯ ಕೆಲಸದಲ್ಲಿ ದಿನಕಳೆದಂತೆ ಅದರ ಮಹತ್ವ ಗೊತ್ತಾಗುವಂಥದ್ದು, ಇದರೊಟ್ಟಿಗೆ ಗುಂಪು ಆಡಳಿತದಲ್ಲಿ ಅನೇಕ ತಪ್ಪು ಒಪ್ಪುಗಳು ಆಗುವಂಥದ್ದು ಸಹಜವೇ. ನನ್ನ ವಿಷ್ಯವೇ ತೆಗೆದುಕೊಂಡಾಗ ಈ ಹತ್ತು ವರ್ಷದಲ್ಲಿ ಕೆಲಸ ನಿರ್ವಹಣೆಯಲ್ಲಿ ತುಂಬಾ ಕಷ್ಟಪಟ್ಟೆ, ಹಾಗೆಯೇ ಹಣವನ್ನೂ ಕಳೆದುಕೊಂಡೆ. ಆದ್ರೆ ನನಗೆ ಒಳ್ಳೆಯ ಸಹುದ್ಯೋಗಿಗಳು ಸಿಕ್ಕರು. ಇದೇ ನನ್ನ ಬೆಳವಣಿಗೆಗೆ ಸಹಕಾರವಾಯ್ತು. ಕಂಪನಿಯಲ್ಲಿ ಒಳ್ಳೆಯ ಕೆಲಸ ಮಾಡತೊಡಗಿದೆ. ದಿನದಿಂದ ದಿನಕ್ಕೆ ನನಗೆ ಬೆಳೆಯಲು ಅವಕಾಶಗಳು ಒದಗಿ ಬಂದವು. ಇನ್ನು ಈ ನನ್ನ ಲೇಖನ ಬೇರೆ ಬೇರೆ ವಿಭಾಗದ ಆಡಳಿತ ವಿಧಾನದ ಬಗ್ಗೆ ಹೇಳುವುದರ ಜೊತೆಗೆ ಗುಂಪು ಆಡಳಿದ ಬಗ್ಗೆಯೂ ತಿಳಿಸಿಕೊಡುತ್ತದೆ.
ಕೆಳಗಿನ ಮೂರು ಕಾರಣಗಳಿಂದಾಗಿ ಗುಂಪು ಆಡಳಿತ/ಗುಂಪು ವ್ಯವಸ್ಥಾಪನೆ ವ್ಯವಹಾರಿಕವಾಗಿ ತುಂಬಾ ಮುಖ್ಯವೆನಿಸುತ್ತದೆ.
1: ಒಬ್ಬರೇ ಸ್ವಂತ ಯಶಸ್ವಿ ಕಂಪನಿಯನ್ನು ಕಟ್ಟುವುದು ತುಂಬಾ ಕಷ್ಟವಾದ ಕೆಲಸ. ಅದು ಅಸಾಧ್ಯವೂ ಹೌದು. ಒಂದು ಸಾರಿ ನೀವು ವ್ಯವಹಾರಿಕವಾಗಿ ಬೆಳೆಯುತ್ತಾ ಹೋದ ಹಾಗೆ ನಿಮ್ಮ ಗುಂಪು ಕೆಲಸ ಸಾಗುತ್ತದೆ. ಅದರ ಆಧಾರದ ಮೇಲೆ ನಿಮ್ಮ ಕಂಪನಿಯ ಯಶಸ್ಸು ಮುಂದುವರೆಯುತ್ತದೆ.
2: ಯಾವುದೇ ವ್ಯವಹಾರದ ಮುಖ್ಯ ಉದ್ದೇಶವೇನೆಂದರೆ ವ್ಯವಸ್ಥಾಪನೆ ನಿರ್ಮಿಸಿ ಅದರಿಂದ ಉತ್ತಮ ಆದಾಯವನ್ನು ಗಳಿಸುವುದೇ ಆಗಿರುತ್ತದೆ. ಅದು ನೀವು ಆ ವ್ಯವಹಾರದಲ್ಲಿ ಸಕ್ರೀಯವಾಗಿ ಭಾಗಿಯಾಗಿರಬಹುದು, ಆಗದೇ ಇರಬಹುದು, ಆದರೆ ಒಂದು ಉತ್ತಮವಾದ ಕ್ರಿಯಾಶೀಲ ಗುಂಪು ಇಲ್ಲದೇ ಸಂಘಟಿತ ವ್ಯವಹಾರ ಮಾಡಲು ಸಾಧ್ಯವಾಗುವುದಿಲ್ಲ.
3: ನಿಮ್ಮ ತಂಡ ಸಹಜವಾಗಿ `ಪಿ’ ಮತ್ತು `ಎಲ್’ ಮೇಲೆ ತುಂಬಾ ಹಣ ಖರ್ಚು ಮಾಡುತ್ತಾರೆ. ಸಹುದ್ಯೋಗಿಗಳು ಕಾರ್ಮಿಕರ ಮೇಲೆ 30 ಸಾವಿರ ಹಣ ಖರ್ಚು ಮಾಡಿದ್ರೆ ಅದಕ್ಕೆ 50 ಸಾವಿರ ರೂಪಾಯಿ ಗಳಿಕೆ ಮಾಡಿರುತ್ತಾರೆ. ಇದರ ಅರ್ಥ 60% ರಷ್ಟು ಹಣ ನೇರವಾಗಿ ಕಾರ್ಮಿಕರಿಗೆ ಹೋಗುತ್ತದೆ. ಇದು ಕಂಪನಿ ನಿರ್ಮಾತೃರ ಆದಾಯಕ್ಕೆ ಸೇರುವುದಿಲ್ಲ. ಇದು ಬಹುಮುಖ್ಯವಾದದ್ದು, ಆದರೂ ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ದೊಡ್ಡ ಪ್ರಮಾಣದ ವ್ಯವಹಾರದಲ್ಲಿ ಇದೆಲ್ಲಾ ಮುಖ್ಯವೆಂದು ಪರಿಗಣಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ವ್ಯವಹಾರದ ಈ ಅಂಶವನ್ನೇ ನಾನು ಮತ್ತು ನನ್ನ ಗುಂಪು ತುಂಬಾ ಇಷ್ಟಪಡುತ್ತೇವೆ. ನಮ್ಮ ವ್ಯವಹಾರದ ವ್ಯವಸ್ಥಾಪನೆ ಬಗ್ಗೆ ನೀವು 70 ಪುಟಗಳ ಸಂಪೂರ್ಣ ಪುಸ್ತಕ ಓದಬೇಕೆಂದರೆ, ನೀವು ಇಲ್ಲಿ ಅದನ್ನೆಲ್ಲಾ ಸಂಪೂರ್ಣ ಉಚಿತವಾಗಿ ಪಡೆದುಕೊಳ್ಳುತ್ತೀರಿ. ವ್ಯವಹಾರದ ವ್ಯವಸ್ಥಾಪನೆ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗೆ ಹೋಗುವ ಮುಂಚೆ ಇಲ್ಲಿ ಕೆಲ ಮೂಲಭೂತ ಅಂಶಗಳನ್ನು ಈ ಚೌಕಟ್ಟುಗಳು ವ್ಯವಹಾರಿಕವಾಗಿ ನಮಗೆ ಆಳವಾದ ಅಂಶಗಳನ್ನು ತಿಳಿಸಿಕೊಡುತ್ತವೆ.
ಗುಂಪು ಆಡಳಿದ ಮೂಲಭೂತ ಅಂಶಗಳು:
1: ದಿಢೀರ್ ನಿರ್ಧಾರ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳಬೇಡಿ.
2: ಉದಾಹಣೆಗಳೊಂದಿಗೆ ವಿವರಿಸಿ
3: ಸ್ವ-ವಿಮರ್ಷೆ
4: ನೀವು ಮತ್ತೊಬ್ಬರನ್ನು ಬದಲಾಯಿಸಲು ಆಗುವುದಿಲ್ಲ
5: ಇಲ್ಲಿ ಎಲ್ಲರೂ ಪ್ರಮುಖರಾಗಿರುತ್ತಾರೆ.
1: ಥಟ್ಟನೇ ನಿರ್ಧಾರ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳಬೇಡಿ
ವ್ಯವಹಾರಗಳಲ್ಲಿ ಯೋಚಿಸದೇ ಯಾವುದೇ ನಿರ್ಧಾರಗಳನ್ನು ಕೂಡಲೇ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳಬೇಡಿ. ಇದು ವ್ಯವಹಾರಕ್ಕೆ ಅವಶ್ಯಕವಾಗಿರುವುದಿಲ್ಲ. ಈ ಥಟ್ಟನೇ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುವ ನಿರ್ಧಾರಗಳು ಯಾವುದೇ ಉತ್ತಮ ಫಲಿತಾಂಶ ಕೊಡುವುದಿಲ್ಲ. ಈ ದಿಢೀರ್ ನಿರ್ಧಾರಗಳಿಂದ ಮುಂದೆ ಕೆಡಕು ಉಂಟಾಗಬಹುದು.
2: ಉದಾಹರಣೆಗಳೊಂದಿಗೆ ವಿವರಿಸಿ
ಹಾಗೆಯೇ ಅವುಗಳಿಂದ ಜನರಿಗೆ ಕೆಲಸದ ಕುರಿತು ಮನವರಿಕೆ ಮಾಡಿ. ಗುಂಪು ವ್ಯವಹಾರದಲ್ಲಿ ಇರುವವರಿಗೆ ಕೆಲಸದ ಕುರಿತು, ಕೆಲಸದ ನಿರೀಕ್ಷೆ ಕುರಿತು ಅರ್ಥವಾಗದೇ ಇದ್ದಲ್ಲಿ ಅವರಿಗೆ ಸೂಕ್ಷ್ಮವಾಗಿ ತಿಳಿಸಿಕೊಡಿ. ಉದಾಹರಣೆಗಳೊಂದಿಗೆ ವಿವರಿಸಿ ತಿಳಿಸಿಕೊಡಿ.
3: ಸ್ವ- ವಿಮರ್ಷೆ
ಒಂದು ವೇಳೆ ವ್ಯಕ್ತಿಯೊಬ್ಬ ತೊಂದರೆಯಲ್ಲಿದ್ದರೆ ಅವರನ್ನು ಕನ್ನಡಿಯಲ್ಲಿ ತೋರಿಸಿ, ಅವರಿಗೆ ಅವರ ಕೆಲಸದ ಕುರಿತಾಗಿ ಮನವರಿಕೆ ಮಾಡಿಕೊಡಿ. ಇದು ಸಾಧ್ಯವಾಗುವಂಥದ್ದು, ಮೇಲ್ವಿಚಾರಕರ ನಿರೀಕ್ಷೆ ನಿಮ್ಮ ಕೆಲಸದ ಮೇಲೆ ತುಂಬಾನೇ ಇದ್ದು ನೀವು ಅದನ್ನು ಪೂರ್ಣಗೊಳಿಸದೇ ಇದ್ದಾಗ, ಇನ್ನೇನು ಕೆಲಸ ಕೊನೆಯ ಹಂತದಲ್ಲಿದ್ದಾಗ, ಅವರು ಅಷ್ಟೊಂದು ನುರಿತ ಕೆಲಸಗಾರರಾಗದೇ ಇದ್ದಾಗ ನೀವು ಕೆಲಸದ ಕುರಿತಾಗಿ ನೀಲಿ ನಕ್ಷೆಯನ್ನು ತೋರಿಸಿ ಕೊಡಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ.
4: ಮತ್ತೊಬ್ಬರನ್ನು ಬದಲಾಯಿಸಲು ಆಗುವುದಿಲ್ಲ
ನೀವು ಗುಂಪಿನ ಜನರಿಗೆ ತಿಳಿಹೇಳಲು ಆಗುವುದಿಲ್ಲ. ಒಂದು ವೇಳೆ ಅವರಿಗೆ ಕೆಲಸದ ಬಗ್ಗೆ ನಿಮ್ಮಿಂದ ತಿಳಿದುಕೊಳ್ಳುವ ಆಸಕ್ತಿ ಇದ್ದರೂ, ಆದರೆ ನೀವು ಅವರನ್ನು ಬದಲಾಯಿಸಲು ಆಗುವುದಿಲ್ಲ.
5: ಜನ ತಾವು ಮಾಡುವ ಕೆಲಸದಲ್ಲಿ ಪ್ರಾಮುಖ್ಯತೆಯನ್ನು ಬಯಸುತ್ತಾರೆ.
ಪ್ರತಿಯೊಬ್ಬರ ಕೆಲಸದಲ್ಲೂ, ಅಂದರೆ ಕೆಲಸ ನಿರ್ವಹಿಸುವವರೇ ಪ್ರಮುಖರಾಗಿರುತ್ತಾರೆ. ಅವ್ರ ಕೆಲಸದ ಪ್ರಾಮುಖ್ಯತೆಯ ಜೊತೆಗೆ ಜವಾಬ್ದಾರಿ ಕೂಡ ಇರುತ್ತದೆ.
6: ಕೆಲಸದಲ್ಲಿ ರಾಜಿ ಬೇಡ
ಕೆಲಸ ಮುಗಿದಿದಿಯೋ ಇಲ್ಲವೋ, ಕೆಲಸದ ಗುಣಮಟ್ಟ ಉತ್ತವಾಗಿದೆಯೋ ಇಲ್ಲವೋ ಅದೆಲ್ಲ ಮುಖ್ಯವಾಗಿರುವುದಿಲ್ಲ. ನಿಮಗೆ ನಿಮ್ಮ ನೌಕರ ಈ ಕೆಲಸವನ್ನು ಸಾಕಾರ ಮಾಡಬೇಕೆಂದಿದ್ದರೆ, ನೀವು ಉದಾರಣೆಗಳ ನೀಡುವ ಮೂಲಕ ತಿಳಿ ಹೇಳಬಹುದು ಆದರೆ ಮಾಡುವ ಕೆಲಸದಲ್ಲಿ ಯಾವುದೇ ರಾಜಿ ಇರಬಾರದು. ಕೆಲಸದ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಬಹು ಮುಖ್ಯವಾದ ಕೆಲಸವೊಂದನ್ನು ಕಷ್ಟಪಟ್ಟು ಮಾಡ್ತಾ ಇದ್ದು, ಆ ಕೆಲಸ ಪೂರ್ಣಗೊಳ್ಳದೇ ಇದ್ದಾಗ, ಇದು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಅಪಾರ್ಥಕ್ಕೆ ಗುರಿಯಾಗುತ್ತದೆ. ಕಂಪನಿಯಲ್ಲಿ ಎಲ್ಲವೂ ಪ್ರಾಮುಖ್ಯವಾಗಿರುತ್ತದೆ. ಒಂದು ವೇಳೆ `ಎ’ ವ್ಯಕ್ತಿ ಮಾಡದೇ ಇದ್ದಾಗ ಮತ್ತೊಬ್ಬ ವ್ಯಕ್ತಿ ಆ ಕೆಲಸದ ಪ್ರಾಮುಖ್ಯತೆಯನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳಬೇಕು. ನಿಮಗೆ ಕೆಲಸದ ಹೊಂದಾಣಿಕೆಯ ಬಗ್ಗೆ ತಿಳುವಳಿಕೆ ಇರಬೇಕು.
ಗುಂಪು ನಿರ್ವಹಣೆಗೆ ಬೇಕಾದ ಪ್ರಮುಖ 9 ಹಂತಗಳು
ನೀವು ನಾನು ಬರೆದ ಪುಸ್ತಕ ಓದಿದರೆ ಗೊತ್ತಾಗುತ್ತದೆ, ಪ್ರತಿಯೊಂದು ಕೆಲಸದಲ್ಲಿ `ಯಾಕೆ’ ಅಂತ ಪ್ರಶ್ನಿಸಿ ಅದಕ್ಕೆ ವಿವರಣೆಯನ್ನು ಪಡೆಯುವುದು. ನಾನು ಈ ಒಂದು ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗೆ ತುಂಬಾ ಪ್ರಾಮುಖ್ಯತೆಯನ್ನು ಕೊಡುತ್ತೇನೆ. ನಾನು ಇಲ್ಲಿ ಏನನ್ನು ಬರೆದಿದ್ದೇನೆ ಅದನ್ನೇ ನಾನು ನನ್ನ ಕೆಲಸದಲ್ಲಿ ಅಳವಡಿಸಿಕೊಂಡಿದ್ದೇನೆ. ಮತ್ತು ಈ ಎಲ್ಲಾ ಹಂತಗಳನ್ನು ಯಶಸ್ವಿಯಾಗಿ ಅನುಸರಿಸಿಕೊಂಡು ಬಂದಿದ್ದೇನೆ.
ಹಂತ 1: ಮೊದಲಿಗೆ ನಿರ್ಧರಿಸಿ ನಂತರ ಕೆಲಸ ಕೈಗೊಳ್ಳುವುದು
ನಮ್ಮ ಗುಂಪಿನಲ್ಲಿ ಬೇರೆ ಬೇರೆ ದಿಕ್ಕಿನಲ್ಲಿ ಕೆಲಸ ಮಾಡುವವರು ಅನೇಕರಿದ್ದಾರೆ. ನನಗೆ ಯಾರ್ಯಾರು ಯಾವಾಗ ಏನು ಕೆಲಸ ಮಾಡುತ್ತಿದ್ದಾರೆ ಮತ್ತು ಯಾವಾಗ ಆ ಕೆಲಸದ ಒತ್ತಡದಿಂದ ನಾನು ಹೊರ ಬರಲು ಸಾಧ್ಯ ಎಂದು ನೋಡುತ್ತೇನೆ. ನನ್ನ ವ್ಯವಹಾರದಲ್ಲಿ ಪ್ರೊಜೆಕ್ಟ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್‍ಮೆಂಟ್ ಹೆಚ್ಚಿನ ಪರಿಣಾಮಕಾರಿಯಾಗಿ ಮಾಡಲು ಇಷ್ಟ ಪಡುತ್ತೇನೆ. ಇದರ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯಲ್ಲಿ ನನ್ನ ಅನೇಕ ಯೋಜನೆಗಳನ್ನು ಅಳವಡಿಸುತ್ತೇನೆ. ಇಷ್ಟೇ ಅಲ್ಲದೇ ಕೆಲಸ ನಿರ್ವಹಣೆ ಜೊತೆಗೆ ನನ್ನ ಸಹುದ್ಯೋಗಿಗಳ ಸಲಹೆ ಸೂಚನೆಗಳನ್ನೂ ಪಡೆಯುತ್ತೇನೆ. ದೊಡ್ಡ ಪ್ರಮಾಣದ ವ್ಯವಸ್ಥಾಪನೆಯ ಚೌಕಟ್ಟಿನಲ್ಲಿ ಇನ್ನು ಬಾಕಿ ಉಳಿದ ಕೆಲಸಗಳ ಬಗ್ಗೆ ಪಟ್ಟಿ ಮಾಡಲಾಗುತ್ತದೆ. ನನ್ನ ಪ್ರೊಜೆಕ್ಟ್ ನಿರ್ವಹಣೆಯ ವಸ್ತುಗಳೇ ನನ್ನ ಎಲ್ಲ ಸಂಘಟನೆಯ ವ್ಯವಸ್ಥಾಪನೆ. ನನ್ನ ಪ್ರಕಾರ ಇವೆಲ್ಲ ಬಹು ಮುಖ್ಯವಾದ ಅಂಶಗಳು. ಯಾವುದೇ ಕಂಪನಿ ಈ ಎಲ್ಲ ಅಂಶಗಳನ್ನು ಅಳವಡಿಸಿಕೊಂಡಿರದೇ ಇದ್ದಲ್ಲಿ ಅದೊಂದು ವ್ಯವಸ್ಥಿತ ಕಂಪನಿ ಆಗಿರುವುದಿಲ್ಲ ಅನ್ನೋದು ನನ್ನ ಅಭಿಪ್ರಾಯ.
ಹಂತ 2: ಪ್ರೊಜೆಕ್ಟ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್‍ಮೆಂಟ್ ಸಾಫ್ಟ್ವೇರ್ನಲ್ಲಿ ಎಲ್ಲಾ ಕಾರ್ಯಗಳು ಒಳಗೊಂಡಿರಬೇಕು.
ಪ್ರೊಜೆಕ್ಟ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್‍ಮೆಂಟ್ ಸಾಫ್ಟ್ವೇರ್ನಲ್ಲಿ ಎಲ್ಲಾ ಮಾಹಿತಿಗಳನ್ನು ಅಪ್‍ಲೊಡ್ ಮಾಡುವುದು ಉತ್ತಮ. ನಿಮ್ಮ ವ್ಯವಹಾರದ ಸಾಫ್ಟ್ವೇರ್ನಲ್ಲಿ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನ ಹಾಕುವ ಮೂಲಕ ಅದರ ಚೌಕಟ್ಟನ್ನು ತಿಳಿದುಕೊಳ್ಳಬಹುದು. ನಿಮ್ಮ ಕಂಪನಿಯಲ್ಲಿ ನೀವೇ ಎಲ್ಲ ಕೆಲಸ ಮಾಡುತ್ತೇನೆ ಎಂದು ಮಾತ್ರ ತಿಳಿಯಬೇಡಿ. ಕೆಲ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ಕಂಪನಿಗೆ ನೀವು ಎಷ್ಟು ಕೆಲಸ ಮಾಡಿದರು ಅದು ಕಡಿಮೆ ಎನಿಸುತ್ತದೆ.
ಹಂತ 3: ಗುಂಪಿನ ಪ್ರತಿಯೊಬ್ಬರಿಗೂ 3-4 ಪ್ರೊಜೆಕ್ಟ್ಗಳನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸುವಂತೆ ಹೇಳುವುದು.
ಬೇರೆ ಬೇರೆ ಗುಂಪಿ ಪ್ರತಿಯೊಬ್ಬರಿಗೂ ಅವರದ್ದೇ ಆದ ಟಾಸ್ಕ್ ಗಳನ್ನು ಕೊಟ್ಟು ಅದರ ಜವಾಬ್ದಾರಿ ಬಗ್ಗೆ ಅವರಿಗೆ ಅರಿವು ಮೂಡಿಸಬೇಕು. ಸಾಫ್ಟ್ವೇರ್/ಸೋಷಿಯಲ್ ಮೀಡಿಯಾ ಮೂಲಕ ಅವರವರ ಕೆಲಸ ಕಾರ್ಯಗಳ ಬಗ್ಗೆ ಚರ್ಚಿಸಬಹುದಾಗಿದೆ.
ಹಂತ 4: ಇ-ಮೇಲ್ ಬೇಡ
ನಿಮ್ಮ ಗುಂಪಿನಲ್ಲಿ ಪ್ರೊಜೆಕ್ಟ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್‍ಮೆಂಟ್ ಬಗ್ಗೆಯೇ ಹೆಚ್ಚು ಚರ್ಚೆಯಾಗುತ್ತಿದೆಯೇ ಎಂದು ಪರೀಕ್ಷಿಸಿಕೊಳ್ಳಿ. ಹೆಚ್ಚು ಜನ ಇ-ಮೇಲ್ ಮೂಲಕವಾಗಿಯೇ ಪ್ರೊಜೆಕ್ಟ್ ಬಗ್ಗೆ ಚರ್ಚಿಸುತ್ತಿರುತ್ತಾರೆ. ಕೆಲವು ಬಾರಿ ಇದೇ ಚರ್ಚೆ ಕಲಹಕ್ಕೂ ಆಸ್ಪದವಾಗುತ್ತವೆ. ಇನ್ನು ಈ ಇ-ಮೇಲ್ ಮೆಸೇಜ್‍ಗಳು ರೆಕಾರ್ಡ್ ಆಗಿದ್ದು ಎಲ್ಲರು ಇದನ್ನು ಸುಲಭವಾಗಿ ನೋಡಬಹುದಾಗಿರುತ್ತದೆ. ಮೇಲ್‍ಗಳು ದಾಖಲಾಗಿರುತ್ತವೆ. ಹಾಗಾಗಿ ಸಲಹೆ ಸೂಚನೆಗಳಿಗೆ ಈ ಇ-ಮೇಲ್/ಸ್ಕೈಪ್ ಮೂಲಕವಾಗಿ ನಡೆಯುವ ಚರ್ಚೆಗಳು ಸಂವಹನಕ್ಕೆ ಉತ್ತಮವಾದ ವಾಹಕವಾಗುವುದಿಲ್ಲ. ನಮ್ಮ ಕಂಪನಿಯಲ್ಲಿ ಬಳಸುವ ಟ್ರೆಲೊ ಸೋಷಿಯಲ್ ಮೀಡಿಯಾ ಇಂತಹ ಗೊಂದಲಗಳಿಗೆ ಆಸ್ಪದ ಮಾಡಿಕೊಡುವುದಿಲ್ಲ. ಮೆಸೇಜ್‍ನಲ್ಲಿ ಯಾರ ಹೆಸರನ್ನು ನಮೂದಿಸಿರುತ್ತಾರೋ ಅವರಿಗೆ ಮಾತ್ರ ಹೋಗುತ್ತದೆ.
ಹಂತ 5: ಪ್ರಾಯೋಗಿಕ ಕೆಲಸಗಳಿಗೆ/ಅಸೈನ್‍ಮೆಂಟ್‍ಗಳಿಗೆ ಸಮಯದ ಗಡುವು
ಅಸೈನ್‍ಮೆಂಟ್‍ಗಳಿಗೆ ಸಮಯದ ಗಡುವು ನೀಡದೇ ಇದ್ದಲ್ಲಿ ತಂಡದ ಆಡಳಿತ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯಲ್ಲಿ ಏನು ನಡೀತಿದೆ ಎಂದು ತಿಳಿಯಲು ಅಸಾಧ್ಯವಾಗುತ್ತದೆ. ಗಡುವು ನೀಡದೇ ಇದ್ದಲ್ಲಿ ಒಂದೇ ಕೆಲಸಕ್ಕೆ ತುಂಬಾ ಸಮಯ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುವ ಸಾಧ್ಯತೆ ಇರುತ್ತದೆ. ನಮ್ಮ ಟ್ರೆಲೋ ಸೋಷಿಯಲ್ ಮೀಡಿಯಾದಲ್ಲಿ ಇದೆಲ್ಲಾ ರೆಕಾರ್ಡ್ ಆಗಿರುತ್ತದೆ ಯಾರು ಯಾವ ಕೆಲಸ ಮಾಡುತ್ತಿದ್ದಾರೆ ಮತ್ತು ಯಾವ ಕೆಲಸಕ್ಕೆ ಎಷ್ಟು ಸಮಯ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುತ್ತಿದ್ದಾರೆಂದು ಸುಲಭವಾಗಿ ಗೊತ್ತಾಗುತ್ತದೆ. ಈ ಮೂಲಕ ಒಂದು ವೇಳೆ ಕೆಲಸ ಒಂದಕ್ಕೆ ಹೆಚ್ಚಿನ ನೌಕಕರು ಬೇಕಾಗುತ್ತಾರೆಯೇ ಅಥವಾ ಇದ್ದ ಕೆಲಸಗಾರರು ಸಾಕಾ ಎಂದು ತಿಳಿಯಲೂ ಬಹುದು.
ಹಂತ 6: ಕೆಲಸದ ವಿಂಗಡಣೆ
ಸೋಷಿಯಲ್ ಮೀಡಿಯಾ ಬಳಕೆ ಮಾಡಿಕೊಳ್ಳುವ ಮೂಲಕ ಸಂಘಟನೆಯಲ್ಲಿ ಕೆಲಸದ ಹಂಚಿಕೆಯಾಗಬೇಕು. ಸಾಫ್ಟ್ವೇರ್ ಪ್ರಕಾರ ಯಾರಿಗೆ ಯಾವ ಕೆಲಸ ಹಂಚಿದರೆ ಉತ್ತಮ ಎಂದು ತಿಳಿದಿಕೊಳ್ಳುವುದು. ಮತ್ತು ಹಂತ ಹಂತವಾಗಿ ಕೆಲಸದ ವಿಂಗಡಣೆ ಮಾಡಬೇಕು. ಈ ವಿಂಗಡಣೆ ಆದ ಕೆಲಸದ ಸಂಪೂರ್ಣ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಎಲ್ಲರಿಗೂ ವಿವರಿಸಬೇಕು.
ಹಂತ 7: ಕಾರ್ಯ ವಿಂಗಡಣೆ ಅನುಗುಣವಾಗಿ ಕೆಲಸ ಮಾಡುವುದು.
ಈ ಹಂತ ಕೆಲಸದ ವಿಭಜನೆ ನಂತರದ ಹಂತವಾಗಿದೆ. ಅವರವರಿಗೆ ನಿರ್ವಹಿಸಿದ ಕೆಲಸ ಸರಿಯಾಗಿ ಸಾಗುತ್ತಿದೆಯೇ ಎಂದು ಪರೀಕ್ಷಿಸುವುದು. ಒಂದು ವೇಳೆ ವಹಿಸಿಕೊಟ್ಟ ಕೆಲಸ ಆಗಿಲ್ಲವೆಂದರೆ ಅದನ್ನು ಆ ವ್ಯಕ್ತಿಯ ಗಮನಕ್ಕೆ ತರುವುದು. ಮತ್ತು ಆ ವ್ಯಕ್ತಿ ಇನ್ನು ಏನೆಲ್ಲಾ ಕೆಲಸ ಮಾಡೋದು ಬಾಕಿ ಇದೆ ಎಂದು ತಿಳಿಸಿಕೊಡುವುದಾಗಿದೆ.
ಹಂತ: 8: ಕೆಲಸದ ಹಂಚಿಕೆಯ ಬಗ್ಗೆ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆ ಪಡೆಯುವುದು.
ಕೆಲಸವೊಂದನ್ನು ಅವರವರಿಗೆ ಹಂಚಿದ ಮಾತ್ರಕ್ಕೆ ಆ ಕೆಲಸ ಪೂರ್ಣವಾಗುವುದಿಲ್ಲ. ಆ ಹಂಚಿಕೆಯಾದ ಕೆಲಸ ಎಷ್ಟರ ಮಟ್ಟಿಗೆ ಸಾಕಾರವಾಗಿದೆ ಮತ್ತು ಆ ಹಂಚಿಕೆಯಾದ ಕೆಲಸದಿಂದ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆ ಪಡೆಯುವುದೂ ಅಷ್ಟೇ ಮುಖ್ಯವಾಗಿರುತ್ತದೆ.
ಹಂತ 9: ಸಮಯದ ಅರಿವು
ತಿಂಗಳ ಕೊನೆಯಲ್ಲಿ ನನಗೆ ಕೆಲಸದ ವಿಷ್ಯವಾಗಿ ಎಲ್ಲಿ ಏನಾಗಿದೆ ಎಂದು ವರದಿ ಗೊತ್ತಾಗುತ್ತದೆ. ಮತ್ತು ಯಾವ ಕೆಲಸಕ್ಕಾಗಿ ಎಷ್ಟು ಸಮಯ ವ್ಯಯವಾಗಿದೆ ಅನ್ನೋದು ಗೊತ್ತಾಗುತ್ತದೆ. ಇದನ್ನು ತಿಳಿದುಕೊಳ್ಳುವುದು ಅತ್ಯಂತ ಮಹತ್ವದ್ದಾಗಿದೆ. ಈ ಮೂಲಕ ನಾನು ನನ್ನ ತಂಡಕ್ಕೆ ಒಬ್ಬ ಉತ್ತಮ ಮ್ಯಾನೇಜರ್ ಆಗಬಲ್ಲೆ.
ಗುಂಪು ವ್ಯವಸ್ಥಾಪನೆಯಲ್ಲಿ ನೀವು ಮಾಡಬಹುದಾದ ಕೆಲ ಸುಲಭ ಕೆಲಸಗಳು:
ಕಳೆದ ವಾರ/ತಿಂಗಳು/ವರ್ಷದಲ್ಲಿ ನೌಕರನೊಬ್ಬ ಎಲ್ಲಿ ಯಾವ ಕೆಲಸದಲ್ಲಿ ಎಷ್ಟು ಸಮಯ ತೆಗೆದುಕೊಂಡಿದ್ದಾನೆ ಎಂದು ಅರ್ಥ ಮಾಡಿಕೊಳ್ಳುವುದು. ಕಂಪನಿಯ ಎಲ್ಲ ವಿಷ್ಯಗಳ ಮೇಲೆ ಒಂದು ಸಾರಿ ಪಕ್ಷಿನೋಟ ಬೀರುವುದು.
ಅಭ್ಯರ್ಥಿಗಳ ಮೆಲೆ ಎಷ್ಟು ಸಮಯ ನೀಡಲಾಗಿದೆ ಎಂದು ಗುರುತಿಸುವುದು, ಈ ಮೂಲಕ ಯಾವುದಕ್ಕೆ ಎಷ್ಟು ಸಮಯ ವ್ಯಯ ಮಾಡಿದರೆ ಎಷ್ಟು ಆದಾಯ ಗಳಿಸಬಹುದು ಎಂದು ತಿಳಿದುಕೊಳ್ಳುವುದು.
ಉಪಸಂಹಾರದಲ್ಲಿ
ನಮ್ಮ ತಂಡ ಆಡಳಿತದ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯಲ್ಲಿ ಮೀಟಿಂಗ್ ಮತ್ತು ಚರ್ಚೆಗಳ ಮೂಲಕ ಕೆಲಸದ ಬಗ್ಗೆ ಒಬ್ಬರಿಗೊಬ್ಬರಿಗೆ ತಿಳಿಸಿಕೊಟ್ಟ ಹಾಗೆ ಆಗುತ್ತದೆ. ಮತ್ತು ಕೆಲಸದ ದಾಖಲಾತಿಗಳನ್ನು ಮಾಡಿದ ಹಾಗೆ ಆಗುತ್ತದೆ. ಮ್ಯಾನೇಜರ್ ಆಗಿ ನಾನು ಈ ಚರ್ಚೆಗಳಿಗೆ ಕೆಲ ಸಮಯ ಮೀಸಲಾಗಿಡುತ್ತೇನೆ. ಇದು ನನ್ನ ಜವಾಬ್ದಾರಿಯೂ ಹೌದು.
ಮಾರ್ಕೆಟಿಂಗ್ ವಿಭಾಗದ ಮುಖ್ಯಸ್ಥನಾದ ನಾನು ವ್ಯವಹಾರದ ಬಗ್ಗೆ ಗಮನ ಹರಿಸುವುದು ಮತ್ತು ಮುಂದಿನ ದಾರಿಯನ್ನು ನಿರ್ಧರಿಸುವುದಾಗಿರುತ್ತದೆ. ಉತ್ಕೃಷ್ಠ ಮಟ್ಟದಲ್ಲಿ ನನ್ನ ಕೆಲಸ ಮತ್ತು ಕಂಪನಿಯನ್ನು ಮುಂದುವರೆಸಿಕೊಂಡು ಹೋಗುವ ಜವಾಬ್ದಾರಿ ನನ್ನ ಮೇಲಿರುತ್ತದೆ. ಅಷ್ಟೇ ಅಲ್ಲದೇ ಪ್ರತಿಯೊಂದು ತಂಡದ ಸದಸ್ಯರೊಂದಿಗೆ ನಾನು ಉತ್ತಮವಾದ ಸಂಬಂಧ ಹೊಂದಿರಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ. ಎಲ್ಲಾ ವಿಭಾಗಗಳಿಗೆ ಪ್ರಾಮುಖ್ಯತೆ ಮತ್ತು ನಿರ್ದೇಶನ ನೀಡುವುದೇ ನನ್ನ ಮುಖ್ಯ ಕೆಲಸವಾಗಿರುತ್ತದೆ. ಯೋಜನೆಗಳನ್ನು ರೂಪಿಸುವುದು>ಪ್ರಾಮುಖ್ಯತೆಯನ್ನು ತಿಳಿಸಿಕೊಡುವುದು> ಕೆಲಸಗಳನ್ನು ಹಂಚುವುದು> ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಸರಿಯಾಗಿ ಇವೆಯೇ ಎಂದು ಪರೀಕ್ಷಿಸುವುದು> ಕೆಲಸಗಳನ್ನು ಮುಗಿಸುವುದು> ಮುಂದಿನ ಹಂತದ ಕೆಲಸಗಳಿಗೆ ಕೆಲಸಗಳನ್ನು ಪುನರಾವರ್ತಿಸುವುದು.
ಸಂಘಟನೆಯಲ್ಲಿ ಎಲ್ಲರಿಗೂ ಕೆಲಸದ ಬಗ್ಗೆ ಹುರಿದುಂಬಿಸುವುದು, ಎಲ್ಲರೊಟ್ಟಿಗೆ ಉತ್ತಮವಾದ ಸಂಪರ್ಕ/ಸಂವಹನ ಮಾಡುವುದು. ಹಾಗೂ ಪ್ರತಿಯೊಬ್ಬರೊಂದಿಗೂ ಉತ್ತಮ ಬಾಂಧವ್ಯ ಹೊಂದುವುದು ನನ್ನ ಮುಖ್ಯ ಕೆಲಸವಾಗಿದೆ. ಇದರಿಂದ ಸಂಘಟನೆ ಏಳಿಗೆಗೆ ನಾನು ಮುಂದಿನ ತೀರ್ಮಾನಗಳನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳಲು ನೆರವಾಗುತ್ತದೆ. ಈ ಎಲ್ಲ ಅಂಶಗಳನ್ನು ನೀವು ನಿಮ್ಮ ವ್ಯವಹಾರಗಳಲ್ಲಿ ಅಳವಡಿಸಿಕೊಂಡರೆ ಕಂಪನಿ ಉತ್ತಮವಾದ ಪ್ರಗತಿಯತ್ತ ಸಾಗುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಕೆಲಸಗಳೆಲ್ಲಾ ಸುಗಮವಾಗಿ ಸಾಗುತ್ತದೆ.
ಅನುವಾದಕರು: ಚೈತ್ರಾ
